Erstkontakt per E-Mail, Telefon, Telefax oder Post
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Telefax oder postalisch kontaktieren, wird Ihre Anfrage und die daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage, Kontaktdaten) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. c KDG, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen anderen Fällen beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (§ 6 Abs. 1 lit. b KDG) oder ist zur Wahrnehmung unserer kirchlichen Aufgaben erforderlich (§ 6 Abs. 1 lit g KDG). Die erhobenen personenbezogenen Daten werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften regelmäßig gelöscht.
Führen von Kirchenbüchern
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Sakrament-Spendungen (Taufe, Kommunion, Firmung, Eheschließung, Begräbnisfeier usw.) führen wir gemäß § 6 Abs. 1 lit. a) KDG nach kirchlichem Recht auf Basis des Codex Iuris Canonici (CIC) durch.
Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Video-/Telefon-Konferenzen, Kursen, Präsenz- und Online-Seminaren) mit den IT-Systemen des Bistum Trier
Zweck der Datenverarbeitung
ist die Nutzung der zur Verfügung gestellten IT-Systeme z.B. zur Teilnahme an einer Präsenz- oder Online-Veranstaltung, zur Anmeldung zu einer Veranstaltung oder zur Teilnahme an einer Umfrage.
Rechtsgrundlagen, zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in den Fällen
Sofern ein kirchliches Interesse des Verantwortlichen (Kirchengemeindeverband Pastoraler Raum) besteht, wie z.B. zur Implementierung eines leistungsfähigen IT-Systems sowie einer damit verbundenen Kommunikation und/oder Dokumentenverarbeitung, dient § 6 Abs. 1 lit. f) KDG als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
Sind Sie Beschäftigte/r des Bistums Trier im Sinne des § 4 Nr. 24 KDG oder Beschäftigte/r mit einem anderen arbeitsrechtlichen Rechtsverhältnis zum Bistum Trier, werden Ihre Daten auf der Rechtsgrundlage des § 53 Abs.1 KDG zur Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet.
Zur Gewährleistung Ihrer Rechte z.B. das Recht am eigenen Bild, der Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes z.B. während Videokonferenzen oder auch zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (im Sinne § 4 Nr. 2 KDG) ist ggfs. zur rechtmäßigen Verarbeitung Ihre Einwilligung erforderlich, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft auch widerrufen könnten.
Darüberhinausgehend kann, z.B. wenn Sie in keinem Beschäftigungsverhältnis stehen, die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Ihrer Anfrage/Anmeldung/Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b) KDG erfolgen. Im Falle einer Anmeldung von Minderjährigen vor der Vollendung des sechzehnten Lebensjahres, wird die Einwilligung der Personensorgeberechtigten erwirkt.
In einigen Fällen werden Ihre Daten auf der Grundlage des Nutzungsvertrages, den Sie mit der Anmeldung zu den IT-Systemen schließen, nach § 6 Abs.1 lit. c) KDG verarbeitet. Auch im Rahmen einer Anmeldung zur Teilnahme an Veranstaltungen, Kursen, Präsenz- oder Online[1]Seminaren/Videokonferenzen/Fort- und Weiterbildungen kommt ein Vertrag nach (§ 6 Abs.1 c) KDG zustande.
Sofern die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung einer kirchlichen oder staatlichen Rechtsvorschrift erfolgt oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dienen darüber hinaus § 6 Abs. 1 lit. a) oder lit. d) KDG als Rechtsgrundlage.
Datenkategorien
Es können, je nach kirchlicher Aufgabe bzw. je nach Verarbeitungsprozess (Online-Veranstaltung, Teilnahme an einer Umfrage usw.), folgende personenbezogene oder personenbeziehbare von einer Verarbeitung betroffen sein.
Bei den personenbezogenen Daten handelt es sich insbesondere um:
- Authentifizierungsdaten
- Stammdaten/Personaldaten/Mitarbeiterdaten (allg. Personendaten/Adressdaten)
- Kommunikationsdaten/Kontaktinformationen
- Logfiles mit Zugriffen
- Protokollierungsdaten z.B.
- Ihre dienstliche E-Mail-Adresse der Organisatorin/des Organisators, der für die Durchführung und Einleitung der Videokonferenz/des Online-Seminars verantwortlichen Stelle, die/der i. d. R. in einem Beschäftigungsverhältnis zum Bistum Trier steht, bestehend aus vorname.nachname@bistum-trier.de oder vorname.nachname@bgv-trier.de
- die private E-Mail-Adresse der Teilnehmerin/des Teilnehmers, sofern sie/er per E-Mail kontaktiert wird
- die Seite bzw. die Datei, die angefordert wurde
- das Datum und die Uhrzeit der Anforderung
- die übertragene Datenmenge
- der Zugriffsstatus (Seite bzw. Datei übertragen, nicht gefunden, etc.)
- die Beschreibung des verwendeten Webbrowsertyps bzw. des verwendeten Betriebssystems
- die Internet-Adresse, von der der Aufruf erfolgt ist
Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) von der Verarbeitung
betroffen sind, erfolgt dies i.d.R. mit Ihrer Einwilligung nach § 11 Abs. 2 lit a) KDG.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten
Berechtigte Personen innerhalb der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Stelle (Bistum Trier, andere kirchliche Stelle z.B. die Rechnungsabteilung oder die zuständige Fachstelle zur Abwicklung der Gebühren), oder auch die Referenten, die für die Durchführung einer/s Veranstaltung/Seminars/Kurses mit Verantwortung tragen. Ggf. werden Ihre Daten auch an Dritte (z. B. Bildungsministerien oder im Rahmen eines Gerichtsverfahrens oder zur Bearbeitung von Beschwerden mit unserer Datenschutzaufsicht) weitergeleitet, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben.
Externe Stellen erhalten nur dann Ihre personenbezogenen Daten, wenn und soweit dies zur Erfüllung des Zwecks und in angemessenem Umfang zur Datenverarbeitung erforderlich sein sollte (beispielsweise Teilnahme am Weltjugendtag, bei Pilgerreisen).
Soweit das Bistum oder die verantwortliche kirchliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer Daten die Dienste Dritter in Anspruch nimmt, wurde jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag entsprechend § 29 KDG geschlossen, der die Rechte und Pflichten zwischen dem Bistum Trier und den Auftragsverarbeitern regelt.
Eine Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Nutzung der IT-Systeme erfolgt grundsätzlich in der EU.
In Ausnahmefällen kann es bei der Nutzung einzelner IT-Systeme zu einer Datenübermittlung in ein
sicheres Drittland kommen
Teilnahme an Video- und Telefonkonferenzen (Aufzeichnung)
Die Teilnahme ist sowohl mit als auch ohne Aufzeichnung möglich.
Voraussetzung für Ihre Teilnahme und/oder eine Aufzeichnung der Video- und Telefonkonferenz, eines Online-Seminars, kann zum einen Ihre Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b) KDG sein, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft auch widerrufen können. Im Falle einer Anmeldung von Minderjährigen vor der Vollendung des sechzehnten Lebensjahres, wird die Einwilligung der Personensorgeberechtigten erwirkt.
Wenn Sie in einem Beschäftigungsverhältnis mit dem Bistum Trier sind, werden Ihre Daten auf der Rechtsgrundlage des § 53 Abs.1 KDG verarbeitet.
Wenn Sie in einem anderen vertraglichen Verhältnis zum Bistum Trier stehen, dient § 6 Abs. 1 lit. c KDG als Rechtsgrundlage.
Andernfalls ist die Rechtsgrundlage § 6 Abs. 1 lit. f KDG heranzuziehen. Das Bistum Trier hat ein großes Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Video-/Telefonkonferenzen bzw. OnlineSeminaren im Rahmen von Fort- und Weiterbildungen.
Sofern der Veranstalter die Aufzeichnung aufgrund des kirchlichen Interesses nach § 6 Abs. 1 lit. f) KDG
als erforderlich ansieht, klärt er die Anwesenden zu Beginn der Veranstaltung darüber auf und auf die Möglichkeiten zur Datenminimierung hin. Er weist darüber hinaus darauf hin, dass die Teilnehmenden
die Videokonferenz verlassen können, sofern sie mit der Aufzeichnung nicht einverstanden sind.
Zuhörer, die sich während der Aufzeichnung zu Wort melden, entscheiden selbst über die Aktivierung
oder Deaktivierung der Kamera. Personen, die ohne Bildübertragung teilnehmen möchten, sollten sich
während der Aufzeichnung mit Fragen zurückhalten und diese im Anschluss an die Aufzeichnung
stellen.
Speicherdauer
Ihre Daten werden für die Dauer Ihrer Nutzung der IT-Systeme gespeichert und nach Beendigung des Nutzungsvertrages bzw. des Arbeitsvertrages nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gelöscht oder pseudonymisiert.
Bewerbungsverfahren
Art und Zweck der Datenerhebung
Wenn Sie uns als Bewerberin oder Bewerber auf ein Stellenangebot oder im Rahmen einer Initiativbewerbung Ihre personenbezogenen Daten per E-Mail oder postalisch zur Verfügung stellen, werden diese ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses.
- Zur Kontaktaufnahme aufgrund Ihrer Bewerbung.
- Zur Kontaktaufnahme falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht kommen sollten.
- Um Ihnen entsprechend Ihrer abgegebenen Einwilligung personalisierte Informationen über offene Stellen beim Bistum Trier oder KGV PastR Bad Kreuznach zuzusenden.
Datenerhebung
Im Rahmen des Auswahlverfahrens erheben und verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:
- Kontaktdaten in Ihrem Bewerbungsprofil (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Festnetz-/Mobilfunknummer).
- Angaben aus dem Bewerbungsformular (z.B. Gehaltswunsch, Ihre Motivation, ggf. Angaben zur Beeinträchtigung (nur sofern relevant für die ausgeschriebene Position).
- Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Daten zur beruflichen Entwicklung, Qualifikationen und Sprachkenntnisse).
- Referenzen, die Sie uns ggf. zur Verfügung stellen.
Wir beziehen o.g. Daten über Sie ggf. auch aus anderen Quellen, einschließlich externen Quellen, z.B. von Personaldienstleistungsunternehmen. Wir können auch Daten erhalten, die Sie in beruflich orientierten sozialen Netzwerken, wie z.B. LinkedIn, öffentlich gemacht haben oder die uns aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen zur Verfügung stehen (nur sofern die Daten eine Relevanz für Ihr berufliches Leben haben). Dies dient u.a. dem Zweck, die Richtigkeit Ihrer Angaben aus den Bewerbungsunterlagen zu validieren oder auch um Ihnen auf Ihr Profil passende Arbeitsplatzangebote zu unterbreiten.
Die Angabe Ihrer persönlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist freiwillig. Die Angabe personenbezogener Daten ist jedoch für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder den Abschluss eines Arbeitsvertrages mit uns erforderlich.
Rechtsgrundlage
Die Erhebung und Verarbeitung der Daten zu den genannten Zwecken beruht auf den Rechtsgrundlagen § 53 KDG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses), § 6 Abs. 1 lit. b) KDG (Ihre Einwilligung), § 11 Abs. 2 lit. b) KDG (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten), § 6 Abs. 1 lit. d) KDG (Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung), § 6 Abs. 1 lit. f) KDG (Berechtigtes Interesse zur Entscheidungsfindung), § 11 Abs. 2 lit. e) KDG (durch betroffene Person öffentlich gemachte Daten) und ist für die Durchführung des Bewerberauswahlverfahrens erforderlich. Fließt Ihre Bewerbung in ein Bewerbungsverfahren dienen darüber hinaus § 6 Abs. 1 lit. c) KDG (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) i.V.m. § 53 KDG (Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses) als Rechtsgrundlagen.
Weitergabe von Daten an Dritte
Soweit datenschutzrechtlich zulässig, werden Ihre Daten nur an die für das Auswahlverfahren zuständigen Personen weitergegeben. Alle mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren.
Es findet keine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland statt.
Wir behalten uns im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung vor, Informationen über Sie offen zu legen, wenn die Herausgabe von rechtmäßig handelnden Behörden oder Strafverfolgungsorganen von uns verlangt wird. Die Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. d) KDG.
Speicherdauer
Haben wir kein passendes Stellenangebot für Sie oder haben Sie Ihre Bewerbung zurückgezogen, sind wir nach § 6 Abs. 1 lit. f) KDG dazu berechtigt die von Ihnen übermittelten Daten bis zu sechs Monaten nach unserer Absage oder der Zurückziehung Ihrer Bewerbung bei uns aufzubewahren. Danach wird der Personenbezug Ihrer Bewerbung vollständig gelöscht. Dies ist erforderlich für die Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, speichern wir Ihre persönlichen Daten während der gesamten Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses gemäß der Datenschutzerklärung für Mitarbeitende, die wir Ihnen bei Annahme der Anstellung zukommen lassen.
Anfragen mit Initiativbewerbungen werden aufgrund Ihrer Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b) KDG und aufgrund unseres Interesses nach § 6 Abs. 1 lit. f) KDG durch uns verarbeitet und für die Dauer von sechs Monaten aufbewahrt, um die Möglichkeiten zu prüfen, ob diese in ein Bewerbungsverfahren überführt werden kann.
